Digitalisierungsworkflow

Wichtig: Bearbeitungsstände bitte in der entsprechenden Tabelle festhalten

In Kurzform
1. EhrenamtlerInnen scannen im Archiv.
2. Die Scans werden lokal gespeichert und in die Sciebo-Boxen hochgeladen.
3. Die Scans in der Sciebo-Box werden geordnet und nach Konvention benannt.
4. Die fertig geordneten und umbenannten (Teil-)Bände werden in Transkribus hochgeladen und stehen dort zur Transkription bereit.
5. Parallel lädt das Team der Uni sie auf den Server, auf dem sie nachher für die Präsentation online liegen müssen.
6. Nach Abschluss der Transkription wird auch diese hochgeladen und der fertige (Teil-)Band veröffentlicht.

1. Scannen im Archiv

• Scannen (EhrenamtlerInnen im Archiv vor Ort)
  • Bitte beachten: Man muss bei der Arbeit mit dem Keil berücksichtigen, dass der Fokusbereich "Tiefenschärfe" sehr klein ist, so dass bereits kleine Wölbungen im Papier dazu führen, dass nicht plan am Keil anliegende Bereiche nicht mehr ganz scharf aufgenommen werden.
  • Oft liegt nur eine Seite an, je nachdem wo man im Buch ist und die hochstellbaren Platten des Scanners haben nicht ganz die selbe Neigung wie der Keil selbst. Man muss also eigentlich immer manuell die Buchhälften von unten an die Platte drücken und dabei aufpassen, dass man sich nicht zu nah am Scanner befindet.
  • Jeder Scanvorgang wird mit F1 ausgelöst, bitte warten bis alle drei Bilder generiert sind (zwei Scanvorgänge abwarten)
  • Beim Durchgang durch den Band muss das Buch (Schlitten) bewegt werden; nicht oben (am Keil) rumschieben
  • Achtung: Cover, Rücken, Schnitte werden (später!) gesondert gescannt / fotografiert
  • Eine Aufnahme (die erste aufgenommene Doppelseite) muss mit Farbkeil gemacht werden (also diese Doppelseite zweimal, einmal ohne, einmal mit Farbkarte)
  • Jeder Band wird von vorne nach hinten per Doppelseiten aufgenommen
    • es wird aufgenommen, wie der Band physisch vorliegt; Korrekturen der Seitenfolge (z.B. wegen falscher Bindung) werden später vorgenommen
    • bitte darauf achten, dass die Seiten (beide!) plan am Keil anliegen! Unterschiedliche Abstände zum Keil führen zu Schärfeunterschieden
  • wenn der scanprozess unterbrochen wird, müssen die Scans in weitere Unterordner gelegt werden (Bitte bei Wiederaufnahme des Scanprozesses Ordner entsprechend benennen, z.B. "BandXTeilY" (Beispiel: "Band02Teil02) etc. Bitte im Band einen Zettel hinterlassen, bis wohin gescannt worden ist
  • eingelegte Blätter werden ZUSÄTZLICH aufgenommen, an der Stelle an der sie sind
    • die gewünschte Ordnung kann erst nachträglich hergestellt werden
    • sicherstellen: aufgeschlagene Seiten ohne Einlage UND Einlage von beiden Seiten müssen am Ende gescannt sein
    • Problem: nach oben auf-/weggeklappte Einlagen --> Buch entsprechend verschieben oder später gesondert scannen

• Dateien werden im Ordner des Laptops gespeichert
  • Finalisierung erfolgt durch F8 (Achtung, das kann dauern! Keine Panik)
  • bitte festhalten, ob der Sciebo-Upload auch erfolgt ist oder nicht

2. Speichern der Daten in der Cloud

• Dateien werden nach Sciebo übertragen
  • Prüfen, ob der Upload wirklich erfolgreich und vollständig war
  • Es gibt mehrere Sciebo-Projektboxen (sind auf dem Desktop verlinkt)
    • die Bände werden zunächst willkürlich auf die Boxen verteilt

• Organisation der Daten in Sciebo
  • wir haben am Ende drei Fassungen der Scans
    • Doppelseiten-TIFFs
      • wir benennen [Signatur]-ds-0001.tiff . Einfach hochzählen, Cover und Einband ignorieren, Farbkartenbild am Ende. Die Funktion der Doppelseiten-Tiffs ist erst einmal nur, ein Fallback zu sein
    • Einzelseiten-TIFFs
      • wir zählen [Signatur]-0001.tiff aufwärts (Beispiel B_01_01-02-0001.tiff) : Vorderes Cover ist 0001, dann einfach hochzählen, für fehlende Aufnahmen (z.B. Cover) Nummern freilassen (und später Dummy-Bilder einfügen): hinten: Rückendeckel, Vorderschnitt, Oberschnitt, Bilder mit Farbkarte Unterschnitt
    • Einzelseiten-JPGs
      • Dateinamen entsprechen den Einzelseiten-TIFFs
  • Ordnen und Benennen der Bilder
    • Achtung: Der Prozess zur Kontrolle der Bilder, zur Sortierung und zur Benennung kann recht aufwändig werden
    • es empfiehlt sich, den entsprechenden sciebo-Ordner temporär lokal zu synchronisieren (oder herunter und wieder hoch zu laden)
    • Ordnung der Bilder mit Einlagen
      • 1. Linke Seite - 2. Rechte Seite - 3. Vorderseite Einlage - 4. Rückseite Einlage
    • Wichtig: wo Bilder fehlen (übersprungen, für spätere Aufnahme vorgesehen etc) werden dummy-Bilder eingefügt (liegen in sciebo); dies fängt mit dem vorderen Cover an! (Bild 0001, Dummybild einfügen)
  • Hinweis! Es gibt Programme (wie IrfanView) mit denen man Umbennungsprozesse automatisieren kann
  • Wichtig: wir brauchen am Ende des Prozesses eine erneute Kontrolle durch eine weitere Person. Dazu reicht allerdings die Kontrolle der JPGs, die dazu vielleicht vorab auf Sciebo hochgeladen werden sollten

3. Bereitstellen der Digitalisate

• Hochladen in transkribus
  • alle Owner der collection consilium communis können subcollections anlegen und ergänzen